Coordination Pologne-France Annuaire interne et externe

[Clémence]

En italique les réponses de Raphaëlle, référente en Pologne pour le groupe annuaire ...

Chers "Polonais",

Je vous écris pour avoir un peu de vos nouvelles concernant l'annuaire interne (je remercie au passage Isabelle, pour m'avoir écrit un long mail il y a une semaine).

Ici, plusieurs étudiants s'investissent beaucoup dans les groupes de travail, y passant facilement plusieurs heures par semaine, et cela pour nous tous : l'objectif est de faire rayonner le Master, le faire connaître, et créer un grand réseau d'anciens et de contacts (profs, professionnels, etc.) susceptibles de nous aider plus tard tout au long de notre parcours professionel.


Objectif partagé, nous aussi ça nous tiens à coeur, n'aie pas de soucis!


Pour que cela marche (et que nos efforts soient récompensés en février à l'ENA lorsque nous présenterons nos travaux, et aussi que nous profitions à fond de cette chance qu'a notre promo d'avoir une partie de ses étudiants en Pologne !!), nous avons besoin de votre entière implication !


Que vous avez déjà, évidemment! On s'implique également, même si cela se voit peut-être moins. Il faut comprendre avant tout que pour nous c'est difficile (voire mission impossible) de se voir tous les jours, alors que vous vous voyez en cours sur une base régulière. Idem, en raison du système de réservation de salles à la fac (qui est super loin, pour les Polonais comme pour les résidents de Cité U comme nous), on ne peut pas faire de réunion sauvage dans une salle à côté de l'amphi. Pour Marta et Magda (à qui j'ai fait suivre ton mail, tu les avais apparemment oubliées...), c'est encore plus compliqué parce qu'elles habitent dans la grande banlieue de Wroclaw et que pour venir nous voir ça leur prend une bonne heure...

En rajoutant les problèmes de connexion internet: notre cité U rencontre des problèmes quotidiens (une vraie plaie, qui ne touche pas que les membres du groupe annuaire d'ailleurs!) et certains d'entre nous n'ont pas accès DU TOUT à internet. Le quartier n'est pas hyper bien équipé en cafés internet non plus. Pour ma part, j'ai lamentablement fait tomber mon ordi en le déballant en cours et il est actuellement en réparation en France. Ce qui fait que non seulement je suis tributaire de la bonté d'Isabelle (très grande, certes) pour voir mes mails, mais qu'en plus, tout travail informatique est compromis.

J'essaye d'en faire un maximum ce weekend (en mettant par exemple sur pieds un mail en polonais à envoyer à des gens retrouvés sur internet par le biais d'une liste obtenue par Julian auprès d'un ancien).
J'ai aussi laissé un message sur le forum (pas dans les formes, je le crains) pour savoir si on pouvait créer notre propre base de données qu'on vous enverrait pour compléter la vôtre (plutôt que de travailler sur le même document, ce qui apporte une certaine confusion, tu en conviendras...

Donc pour résumer, nous aussi on bosse, mais la remontée des informations est lente et c'est pas comme si on pouvait se voir tous les jours.


Nous avons fait une "réunion référents" (donc avec Charlélie, Pierre-Luc, Jean-Marc et Clément V.) vendredi dernier (un peu plus de 2h ...), et devons en refaire une cette semaine, avant d'aller voir tous les 5 Mme Debaisieux (vendredi à 17h) pour lui parler de nos différents projets et de l'avancement des travaux des différents groupes. Nous voulons lui apporter du concret pour la convaincre de s'investir dans un grand projet de site internet et de réseau d'anciens dynamiques et plus cools !

Or, depuis 2 mois, nous avons eu très (trop ...) peu de nouvelles de vous, et je ne suis toujours pas en mesure de dire exactement qui fait quoi dans mon groupe ni quels sont vos résultats, notamment lors des réunions référents ... De plus, il semble que vous n'utilisiez pas le forum, ce qui est dommage car cela permet de suivre l'évolution de nos recherches pour l'annuaire interne en France et les réalisations des autres groupes (prises de contact, conférences, site internet, etc.).


Donc, si, on utilise le forum, mais je ne vais pas répéter les problèmes de connexion (tout le monde), les pannes d'ordi (Julian et moi), etc. Comprenez également que se tenir au courant oralement ça "rentre" mieux que des mails super longs. On a un peu de mal à voir où vous en êtes également, c'est pas comme si on en avait discuté avec vous de vive voix! Un compte rendu c'est bien, mais ça n'a pas la même saveur qu'une réunion "brainstorming" où les idées fusent et où on comprend mieux l'avancement des choses, où chacun peut s'exprimer en temps réel (et non pas msgs sur forum interposés). Voilà, c'est simplement le problème de la distance géographique et de l'absence de contact réel, que jamais aucun ordinateur ni aucune connexion internet ne saura résoudre! J'espère que tu nous excuses...


Le temps passe vite, nous sommes déjà mi-novembre, et nous devons rendre l'annuaire interne dans un peu moins de 3 MOIS ... or nous avons encore beaucoup de boulot !!

Càd :
- relancer les intervenants des années passées déjà contactés (Camille B. et Clémence) et écrire à ceux qui ne l'ont pas été (conférences Bruxelles-Luxembourg et Pologne --> qui ??)
- relancer tous les enseignants du Master des deux années passées, dont beaucoup n'ont pas répondu (Camille A.)
- retrouver le plus possible d'enseignants (profs et professionnels) des années passées (grâce aux maquettes que devrait bientôt nous fournir l'administration, que j'ai contactée) (il va falloir se répartir le travail ; Camille A. s'occupe de la maquette 2006-7 trouvée sur le web)
- contacter chaque semaine les profs et intervenants ayant animé des conférences et colloques (très nombreux) (Camille B. pour le parcours GER, Camille A. pour le parcours PAPE, Clémence pour le parcours SPE)
- recencer tous les partenaires du Master de cette année (avec l'aide des autres groupes, auquel j'ai envoyé un message en fin de semaine dernière) et ceux des années passées si possible (il faudra se répartir le travail)
- recencer le maximum de stages (et mémoires) réalisés par les étudiants les années passées (grâce au travail du groupe annuaire externe) (Djordje)
- faire enfin la mise en page de notre annuaire interne, qui est pour l'instant sous forme de base de données Excel

Aussi, cette semaine (= avant vendredi, date de la réunion skype avec Mme Debaisieux) nous vous demandons :
- de nous dire qui travaille pour l'annuaire interne en Pologne
- de nous dire comment vous vous êtes réparti le travail (profs, colloques, partenaires, etc.)
- de vous inscrire sur le forum
- de nous donner régulièrement (si possible chaque semaine) de vos nouvelles quant à l'avancée de vos recherches et prises de contact (à tout le monde, par un mail commun) : plus nous communiquons, plus vite nous avançons et plus nous serons tous impliqués et motivés !!


Pour l'annuaire interne et l'organisation du groupe annuaire pologne:

comme nous vous en avons déjà parlé (il y a peut-être trop longtemps...), nous ne sommes que 5 du groupe annuaire, donc se subdiviser en sous-groupes, sous-sous groupes, obédiences et sections sécessionnistes semble contre-productif. On s'occupe tous un peu de tout , et c'est mieux comme ça parce qu'on sait ce que tout le monde fait plutôt que se cloisonner. On est tous et toutes sur la brèche!

Pour l'inscription sur le forum, pour ma part c'est fait depuis déjà un bout de temps, mais je ne parle pas au nom de tout le monde dans ce mail.

Je profite donc de ce mail pour rappeler ce que nous avons fait et sommes en train de faire (pour l'annuaire en général, pas uniquement interne):

- nous avons demandé des "devis" (informels) pour des imprimeurs, et nous avons déjà déterminé quelles étaient les offres les plus intéressantes. Je ne sais pas si de vôtre côté vous souhaitiez toujours faire imprimer l'annuaire externe en Pologne, Isabelle m'a dit que c'était encore une question en suspens.
- nous avons (difficilement) rassemblé un max de données sur les anciens du DESS / M2. Y compris des gens qui dans l'annuaire actuel ne sont pas là, ou alors n'ont pas leur année de diplôme, ont l'année de diplôme fausse, sont dans l'annuaire mais n'ont pas leur diplôme, ou alors carrément des gens qui ne sont ni sur les listes de l'administration que nous avons reçues, ni dans l'annuaire mais dans une liste reçue d'un ancien. Entre toutes ces possibilités d'erreur, la mise à jour des données est un casse-tête, je le comprends.
- Isabelle t'a envoyé un mail pour l'annuaire interne, donc pas besoin de répéter ce qu'elle t'a déjà sans doute très bien dit
- on a contacté des anciens un par un pour leur demander d'actualiser leurs données (Marta et Magda ont communiqué leurs réponses)
- on a retrouvé un certain nombre de disparus (qqes-uns sur Facebook, mais ça ne dépasse pas la dizaine) et je me charge d'envoyer un mail en polonais cet après-midi (jour férié également en Pologne, puisque c'est l'anniversaire de leur indépendance, pour l'anecdote). Je verrai bien le nombre de réponses. C'est déjà ça.
- question posée sur le forum (comme je l'ai dit avant). Je pense qu'une base de données qu'on créerait nous-mêmes avec les infos sur les anciens qu'on a retrouvés, et qu'on vous enverrait. Ca éviterait les dizaines de mails qui ne font que brouiller les signaux. Je viens de voir la réponse de Clément, donc c'est bon...
- Marta me rappelle également qu'on va passer des coups de fil depuis la fac pour tous ceux qui n'ont pas répondu au mail "automatique", et qui seront probablement nombreux.

Pour les rapports de réunion chaque semaine, ça semble un peu difficile. On ne pense pas que ce soit très utile de faire un rapport par semaine pour faire un rapport par semaine, si tu vois où je veux en venir? On enverra des mails quand on aura des choses à dire, plutôt que gaspiller votre temps (et le nôtre, d'ailleurs), à écrire pour ne rien dire! Je pense que c'est mieux comme ça, non?

Question plus existentielle et que dont je me fais relais (antenne parabolique plutôt):
ne serait-il pas plus essentiel en Pologne de se concentrer sur l'annuaire externe? Retrouver les polonais disparus est un travail de fourmi et très "time-consuming", et on a tous des activités (légitimes, genre prendre des cours de polonais pour ceux qui ne sont pas bilingues, enseigner le français etc) qui nous empêchent d'être disponibles à 100% du temps.

On a également reçu un mail de Soizic (qui vous aurez reçu aussi) pour la réunion de vendredi.
On verra si on a le temps de rentrer chez nous (probablement). Si j'ai bien compris, dans la réponse de Mme Dakowska, on passera à 19h30? Tout le monde doit être là, ou juste une personne relais?

Donc pour re-re-résumer:
On consacre du temps aux groupes de travail, mais ce n'est pas une chose aisée. Ne vous sentez pas abandonnés parce qu'on ne vous envoie pas de mail toutes les semaines! Cela ne veut pas dire qu'on ne respecte pas votre travail. On fait ce qu'on peut et du mieux qu'on peut... Compte tenu de tous les facteurs en présence!



Il est difficile de travailler entre deux pays, surtout quand internet et les ordis sont capricieux et que nous n'avons pas du tout les mêmes emplois du temps. Néanmoins, tout le monde doit s'investir dans ce travail (tout cela vaut naturellement aussi pour les étudiants en France !) car nous en sommes les premiers bénéficiaires : nous créons ainsi un réseau, une solidarité entre nous, et faisons connaître notre master et notre promo en particulier auprès des profs et des intervenants extérieurs susceptibles de nous donner plus tard un coup de pouce professionnel ...

Merci à tous d'avoir lu ce mail et d'y répondre bientôt,
Votre dévouée (sic)
Clémence
Groupe Annuaire Interne


Merci à toi également de nous avoir remis sur le droit chemin de la communication. Nous tâcherons à l'avenir d'envoyer plus de mails, et nous posterons nos questions sur le forum.

Mais bon, personne n'est parfait, il y a aussi parfois des messages de votre côté qui ne nous parviennent pas à tous. Marta et Magda ne recoivent pas tous les mails du groupe annuaire (interne ou externe), ce serait chouette de ne pas les oublier :-) "no hard feelings", comme on dit.

Bonne journée


Raphaëlle (contrite)

[Clémence]

Salut Raphaëlle !!

Merci pour ta réponse, longue et détaillée !
Je la copie sur le forum si tu es ok, histoire que tout le monde soit au courant de vos avancées (regroupées dans un seul mail, sorte de "résumé").

Pardon à Magda et Marta !!
En fait au départ seule Isabelle était dans le groupe annuaire interne en Pologne, et je t'avais rajoutée ainsi que Julian à la liste pour multiplier les chances d'arriver à vous joindre ! Merci de leur avoir fait suivre le mail, et de t'être fait la porte-parole de tous dans ton mail. Peux-tu envoyer ma réponse à tous les "Polonais" ou les tenir au courant à l'oral si tu les croises ?

On avait bien compris que vous travailliez ensemble, sans cloisons, mais simplement perso à part la réponse d'Isabelle la semaine dernière moi, du groupe annuaire interne, je n'avais pas eu de nouvelles, d'où mon inquiétude ...
Cela dit, je pense comme toi que l'annuaire externe vous demande beaucoup de temps (et c'est un travail très important comme "plus-value" du travail de notre groupe annuaire cette année) et qu'à part le travail de recensement au fur et à mesure des infos sur vos profs de cette année, l'annuaire interne peut marcher sans vous ... je l'avais justement suggéré dans ma réponse à Isabelle la semaine dernière.
Donc j'en parle avec Clément et Mme Debaisieux, et on part sur ce principe à partir de maintenant si tout le monde est ok (ça sera sûr vendredi, je vous tiens au courant).

Au sujet de votre charge de travail, Pierre-Luc m'a dit que Tristan, qui est dans son groupe Conférences, n'a pas grand chose à se mettre sous la dent ... peut-être pouvez-vous voir avec lui s'il peut vous donner un coup de main, sans doute pas négligeable ?

Communiquer chaque semaine n'est peut-être pas facile et absolument nécessaire pour que nous avancions tous dans nos recherches (ça ne vous empêche pas de bosser et de communiquer vos résultats à Clément, Camille et autres), néanmoins je pense qu'il serait bon de faire un genre de bilan de vos résultats que tout le monde puisse consulter ... sinon impossible ici de nous coordonner. Car certes nous avons beaucoup de cours et nous croisons à l'IEP, mais tenir au courant 20 personnes de tout ce qui se passe entre chaque personne du groupe est impossible. Alors si vous le pouvez, essayer juste de laisser 10 lignes par quinzaine sur le forum via un ordi de votre fac, histoire que tout le monde soit un peu au parfum.

Nous avons tous eu des difficultés à organiser une réunion skype en-dehors de celles avec Mme Debaisieux, et c'est notre faute. Tu as raison, c'est plus facile à l'oral, et nous devons apprendre nous aussi ici à mieux nous organiser, quitte à se "parler" plus régulièrement, mais sans essayer de rassembler tout le monde (à bas la démocratie ! lol).

Pour l'imprimeur : tout est entre les mains de Mme Debaisieux (cf. mail de Clément Varin, sur l'annuaire externe), qui nous donnera son avis vendredi (réunion avec elle et les référents à 17h).

Enfin, je ne sais pas si vous devez tous être à la réunion vendredi soir (notre groupe passe effectivement à 19h30) ; normalement oui, puisque de notre côté on est tous convoqués (obligatoire !), mais A. Debaisieux vous excusera sans doute si ça ne nuit pas à la qualité de notre échange (infos à jour et aussi détaillées et précises que dans ton mail ... encore merci !).

Sur ce, merci pour ta réponse encore et encore,
courage avec les cours de polonais et de français, et avec les recherches de disparus !

Bises à tous,
Clémence