Compte-rendu réunion Annuaire interne du 01/10 - objectifs et répartition des tâches

[Clémence]

Bonsoir, chères collègounettes!!

Alors, comme promis, voici un petit résumé de la réunion du sous-groupe annuaire interne qui s'est déroulée aujourd'hui en présence de Clémence, Camille A. et de moi-même (en ce qui concerne la réunion globale de tout le groupe annuaire, nous devrions d'ici peu tous recevoir le protocole de Bénédicte).

Je récapitule donc ce dont nous avons convenu cet aprem et ce dont il reste à convenir:


1) Clarification des rubriques de la base de données
Après discussion sur la base du dernier projet que je vous avait envoyé, nous avons fixé un découpage de la BD en 4 grandes catégories:
I. Enseignants (cad tous les profs du Master: IEP, URS, IHEE, etc.)
II. Intervenants professionnels extérieurs (toutes les personnes, non prof dans le cadre du Master qui sont intervenues)
III. Stages réalisés par les étudiants du Master (répertoire des organismes dans lesquels des gens du Master, promo actuelle et anciens, ont fait
leur stage)
IV. Partenaires du Master (sponsors, associations, sites internet, établissements publics, etc.)


2) Clarification et répartition des tâches
Alors euh, pour résumer... y a du boulot!
Mais ca devrait aller si on s'organise bien et qu'on fait tout ca étape par étape, je vous énumère ce qu'il y a à faire dans l'ordre chronologique:

1- Rassembler les données des intervenants de la session de pré-rentrée (je m'en charge et j'essaie d'avoir fini à la fin de la semaine prochaine)

2- Vérifier toutes les données de l'annuaire interne de l'an dernier, vu que Debaisieux a dit qu'il était bourré d'erreurs et donc ba... qu'on doit l'actualiser!
Pour cela, je vous renvoie en PJ 2 la BD de l'annuaire interne de l'an dernier qui, sans vouloir les insulter, est un vrai bordel! Ils ont tout classé par parcours en recopiant à chaque fois toutes les données des profs et intervenants communs à plusieurs parcours!

Ce que je vous propose, c'est que chacune reprenne la liste correspondant à son parcours en se fixant d'abord sur les profs que les autres parcours n'ont pas. De plus, lorsque vous m'envoyer les données concernant un prof, envoyez une copie du mail à tout notre sous-groupe, comme ca, les autres sont au courant des personnes pouvant figurer dans leur liste qui ne sont plus à vérifier.
Isabelle, ta liste est plus conséquente que celle des autres vu que les Polonais ont forcément moins de cours en commun avec les autres (ah oui, en plus, je sais pas pourquoi mais la liste du parcours franco-polonais apparait en double dans la BD de l'an dernier... on s'y paume un peu). A cette liste s'ajoute celle des intervenants de la conférence lors du voyage en Pologne de l'année dernière (aussi dans la BD 2007-2008) Il faut aussi vérifier et actualiser les coordonnées de ces personnes... Ca serait donc pas mal que tu te fasse aider et que vous fassiez ca au moins à deux du coté polonais, ca risque d'être un peu lourd sinon pour toi toute seule...

Du coup, ca fait qu'il reste encore le reste de la partie intitulée "Conférence" à vérifier... elle se divise en "année 2006-2007", "année 2007-2008 Strasbourg" et "année 2007-2008 voyage Bruxelles Luxembourg"... ca fait trois groupes... on peut se répartir ca entre Clémence, Camille A, et moi (Isabelle tu as déja bien assez à faire, Marie je n'ose pas trop te charger d'office, dis-moi plutôt ce que toi tu te sens de prendre en charge ou pas, selon ton emploi du temps...). Clémence et Camille, je vous laisse choisir un groupe, je prendrai celui qui reste...

Si vous voulez, une fois que sera complétement déterminé qui doit vérifier quoi, je peux vous renvoyer à chacune la partie tronquée de la BD 2007-2008 que vous avez personnellement à vérifier.

En ce qui concerne la méthode de vérification, le plus simple pour les profs que l'on voit au quotidien ou les intervenants à venir, c'est d'aller directement leur demander à la fin du cours ou de l'intervention si les coordonnées et infos que nous avons sont toujours valables et surtout lui redemander s'il accepte que nous les republiions dans notre annuaire interne qui sera mis à disposition des anciens du Master.
Pour les profs et intervenants des années antérieures qu'on ne verra pas ou bien ceux qu'on a oublié d'aller voir... faut faire la même chose mais par mail!
Je récapitule les infos que vous devez vérifiez et/ou obtenir:
- nom prénom
- Profession/fonctions/organisme (pas seulement sa fonction de prof, c interessant s'il fait autre chose à coté, et si oui, où)
- Enseignement/type d'intervention dans le cadre du Master
- Années où cette personne est intervenue dans le cadre du master (depuis combien de temps intervient-il/enseigne-t-il? intervention ponctuelle une seule année ou pas?...)
- Parcours (PAPE, POL, SPE, GER) pour le- ou lesquels la personne est intervenue
- les éventuels domaines dans lesquels la personne fait de la recherche et encadre des mémoire (rubrique qui sera très certainement refondue avec la profession de la personne à la fin...)
- Contact (adresse mail actuelle et sans erreur, éventuellement site internet ou telephone mais bon... le bon mail c déjà très bien!)
- l'accord de la personne pour qu'on incère ses coordonnées dans notre annuaire interne, sachant que celui-ci n'aura en principe vocation à n'etre accessible que par des profs et anciens du Master

On s'est dit que ca serait bien de se fixer la date du 1er novembre, cad la semaine de la rentrée aprés la Toussaint, pour avoir fini ce travail de vérification (peu-etre que c utopique, on s'en rendra compte tout de suite, mais c'est important de finir ca le plus tot possible pour ensuite passer au reste...

3- en parallèle, ne pas oublier de se renseigner sur les profs et intervenants de cette année qui ne figureraient pas dans l'annuaire de l'an dernier
eux, faut aller les voir tout de suite pour récolter les infos, pas les laisser filer et ensuite devoir leur écrire un mail (ce qui, de plus, suppose de retrouver l'adresse mail au préalable...) bref... sautez-leur dessus tant qu'ils sont là!!



Le reste du travail se fera une fois que la BD sera complétement vérifiée et actualisée...

4- répertorier les organismes dans lesquels les étudiants du master ont fait (ou vont faire en ce qui nous concerne) leur stage de Master
cette tâche devrait nous etre simplifiée vu que la question du lieu et de la nature du stage de M2 figurera dans le questionnaire que nos collègues du sous-groupe annuaire externe enverront aux anciens.

5- retrouver les intervenants disparus des années antérieures
Bon alors ca, c'est si on a réussi à boucler tout ce qui précède... Quoi que, faut voir, vu que si on décide de le faire, ca risque de prendre du temps, surtout en ce qui concerne le parcours POL... Faut qu'on en reparle, mais c'est pas de la première urgence.


Voilà, j'espère ne rien avoir oublié (Clémence, Camille, n'hésitez surtout pas à rajouter ce que j'aurais pu laisser de coté et dites-moi quel groupe de la BD 2007-2008 vous prenez pour la vérif)
Je viens de réaliser à quel point ce mail est long et je m'en excuse bien bas... sorry!
J'espère au moins que c'est à peu près clair, si ce n'est pas le cas dite-le moi (nous) et on replanifiera les détails toutes ensemble;

Je vous souhaite une très très bonne soirée, désolée encore pour la tonne d'info en masse,
bizbiz!

Camille B.

[Clémence]

Il a finalement été décidé de partir de la version Word de l'Annuaire interne de l'an dernier pour faire le travail de vérifications, puis d'éplucher la base de données (Excel) pour identifier les personnes ainsi passées à la trappe.

Chacune vérifie les profs ayant enseigné dans son parcours (on fait sa liste avant et on l'envoie aux autres pour éviter les doublons).

Ensuite on se répartit les rubriques Conférences (Clémence et ?), Intervenants extérieurs et Partenaires du Master. Choisissez !!

Bon courage à tous
Clémence